Nếu bạn dành nhiều thời gian và tâm trí để đầu tư cho việc tổ chức kế hoạch và sắp xếp các mục tiêu trước khi bắt tay vào công việc bạn sẽ làm được nhiều việc hơn. Việc hoàn thành được công việc có giá trị và ảnh hưởng không chỉ mang đến lợi ích cho tổ chức mà nó còn giúp bản thân bạn tự tin hơn và tự hào về chính mình.

      Bạn đã lập kế hoạch công việc hàng ngày nhưng chưa thấy thực sự hiệu quả? Cũng chưa biết nên sắp xếp thứ tự công việc như nào? Có phương pháp nào giúp được bạn chuyện này không? Đừng lo, phương pháp mà HUREDIN giới thiệu cho bạn ở bài viết này sẽ giải quyết khó khăn trên.

      Chúng ta sẽ có 3 BƯỚC. Nào, cùng bắt đầu nhé!

      BƯỚC : LẬP DANH SÁCH TO DO LIST

      Bạn chỉ cần khởi đầu 1 ngày làm việc mới bằng cách liệt kê ra giấy danh sách tất cả những công việc cần thực hiện trong ngày. Sau khi hoàn tất danh sách hãy chuyển sang bước tiếp theo xác định mức độ ưu tiên.

      BƯỚC : TIẾN HÀNH XÁC ĐỊNH MỨC ĐỘ ƯU TIÊN CỦA CÁC CÔNG VIỆC

      Xác định mức độ ưu tiên của các công việc từ quan trọng nhất đến không quan trọng bằng cách đánh dấu các chữ cái A, B, C D, F bên cạnh. Vậy làm sao để gắn nhãn A, B, C, D cho công việc? Hãy đọc ngay hướng dẫn dưới đây:

      CÔNG VIỆC GẮN NHÃN LOẠI A

      Công việc loại Alà những công việc thiết yếu NHẤT ĐỊNH PHẢI LÀM nếu bạn không muốn gánh chịu những hậu quả đáng tiếc.

      Đây có thể là việc tiếp xúc với khách hàng quan trọng, hay hoàn thành bản báo cáo gửi cho cấp trên. Nếu có nhiều công việc loại A tại cùng 1 thời điểm hãy tiếp tục sắp xếp thứ tự cho chúng bằng cách bổ sung cứ hiệu phụ bên cạnh ví dụ A-1,A-2, A-3,… Trong đó A-1 là công việc phức tạp nhất, khó khăn nhất mà bạn buộc phải giải quyết.

      CÔNG VIỆC GẮN NHÃN LOẠI B

      B đánh dấu cho những việc NÊN LÀM, tuy nhiên các công việc này chỉ mang lại lợi ích tương đối mà thôi. Những nhiệm vụ B này có thể sẽ khiến ai đó cảm thấy phiền lòng hoặc không vui nếu bạn không hoàn thành. Tuy nhiên chúng vẫn không quan trọng và cấp thiết bằng nhiệm vụ A.

Những nhiệm vụ này có thể là kiểm tra lại thông tin từ cuộc họp, check email không gấp.

Có 1 nguyên tắc mà bạn cần tuân thủ là không bao giờ bắt tay vào việc B khi vẫn còn 1 việc A nào đó chưa hoàn tất.

      CÔNG VIỆC GẮN NHÃN LOẠI C

      Bạn nên sắp xếp những việc vô thưởng vô phạt vào nhóm C. Đây là những việc NẾU LÀM ĐƯỢC THÌ TỐT hơn. Nếu bạn không thực hiện những việc C thì không gây ra hậu quả nghiêm trọng nào.

      Các công việc này ví dụ như gọi điện cho bạn bè, đi uống cà phê với đồng nghiệp,…. những việc đại loại như thế hầu như không ảnh hưởng tới cuộc sống và sự nghiệp của bạn.

      CÔNG VIỆC GẮN NHÃN LOẠI D

      Chữ D dành cho những công việc mà bạn có thể giao phó cho người khác hoặc phân công cho cấp dưới. Nhưng bạn hãy lưu ý, người bạn giao phó có năng lực để hoàn thành tốt công việc D để bạn có thể tập trung vào giải quyết nhóm công việc A – công việc mà chỉ bạn có thể giải quyết.

      CUỐI CÙNG, CÔNG VIỆC GẮN NHÃN LOẠI E

      Chữ “E” tượng trưng cho nhóm công việc CÓ THỂ GẠT BỎ. Bởi chúng không hề mang lại chút giá trị nào. Các công việc nhóm E có thể đáng làm tại thời điểm khác nhưng xét trên tổng thể thì chúng không đem lợi ích gì cho bản thân bạn hay bất kỳ 1 người nào khác. Thông thường thì đó là những việc bạn chỉ làm theo thói quen hay vì bạn bất chợt thấy hứng thú với công việc đó.

      BƯỚC : SẮP XẾP LẠI DANH SÁCH CÔNG VIỆC THEO THỨ TỰ A – B – C – D – E

      Sau khi hoàn thành bước 2, bạn đã có một bản danh sách công việc đã được cân nhắc về mức độ quan trọng. Bây giờ bạn hãy sắp xếp, tổ chức lại danh sách công việc của mình và sẵn sàng bắt tay vào thực hiện. Để phát huy được tối đa tác dụng của phương pháp này bạn cần phải NGHIÊM TÚC thực hiện công việc A-1 và kiên trì đến cùng để hoàn thành được chúng sau đó mới chuyển qua công việc khác.

      Việc hoàn thành được xuất sắc những nhiệm vụ quan trọng và rèn luyện được tính kỷ luận, kiên trì, khả năng phân tích sẽ làm bạn cảm thấy tự hào hơn về chính bản thân mình. Và có một điều chắc chắn, bạn sẽ hoàn thành được nhiều nhiệm vụ, đạt được nhiều mục tiêu hơn so với không thực hiện lên kế hoạch và sắp xếp công việc.

      Hãy thử áp dụng phương pháp xác định mức độ quan trọng công việc ABCDE này và đừng quên quay lại chia sẻ cho chúng tôi biết hiệu quả của nó nhé! Chúc bạn có một cuối tuần thật ý nghĩa